Głównym założeniem SBR jest redukcja obciążenia administracyjnego związanego z procesem raportowania do różnych instytucji publicznych. Cel ten osiągany jest na dwa sposoby, po pierwsze poprzez harmonizację wymiany informacji pomiędzy instytucjami, po drugie poprzez redukcję ilości raportowanych informacji. Projekt oparty jest na współpracy pomiędzy instytucjami, które wymieniają się otrzymanymi informacjami.

Projekt SBR opiera się na założeniu „single reporting” czyli uproszczeniu procesu raportowania poprzez  zastosowanie jednego, kompleksowego raportu na potrzeby wszystkich instytucji publicznych. Dzięki temu uzyskuje się podwójne korzyści: redukuje się koszty związane z procesem przesyłania sprawozdań oraz upraszcza się komunikację między sektorem prywatnym i aparatem administracyjnym. Z technicznego punktu widzenia jeden raport oznacza jedną taksonomię (użycie XBRL), gdzie znajduje się słownik pojęć używanych przez wszystkie instytucje. Poza tym wdrożenie projektu SBR, dzięki zastosowaniu specjalnego oprogramowania, pozwoliłoby na przekazywanie informacji zawartych w raporcie bezpośrednio do instytucji publicznych w czasie rzeczywistym przy całkowitej eliminacji błędów.

Cały proces raportowania w ramach projektu SBR odbywa się za pomocą oprogramowania do tego służącego. Oczywiście, od razu nasuwa się kwestia bezpiecznego przesyłania i odbierania danych. W SBR zastosowany został system haseł (PIN password) oraz podpisu elektronicznego. Hasła PIN pozwalają poszczególnym instytucjom publicznym uzyskiwać wybrane (kluczowane dla nich) informacje zawarte w sprawozdaniu. Z kolei podpis elektroniczny używany jest do zatwierdzenia poprawności wysyłanego raportu przez przedsiębiorstwo.

Skala projektu SBR

Ideą projektu SBR było stworzenie platformy, do której przedsiębiorstwa przesyłałby swoje raporty finansowo-gospodarcze (obejmujące informacje podatkowe, sprawozdania finansowe oraz statystyczne), zaś instytucje publiczne pobierałyby odpowiednie dla siebie dane. Z tego powodu ważne jest, aby w projekcie uczestniczyła jak największa liczba instytucji, która otrzymuje od przedsiębiorców sprawozdania z informacjami dotyczącymi prowadzonej przez nie działalności. W Holandii w projekcie udział wzięły agencje skarbowe, handlowe, statystyczne oraz banki. W Australii w projekt zaangażowanych jest ponad 12 różnych instytucji, w tym m.in. nadzorcy finansowi, urzędy skarbowe, urzędy statystyczne.

Korzyści z wdrożenia SBR

SBR to projekt mający na celu redukcję obciążeń związanych z procesami administracyjnymi. Dzieje się to poprzez zmianę sposobu w jaki informacje są zbierane przez instytucje, a także harmonizację wymiany informacji pomiędzy agencjami publicznymi. Na dzień dzisiejszy w wielu krajach podmioty muszą przesyłać podobne raporty do wielu agencji, czyli wykonują tą samą czynności wielokrotnie. Celem SBR jest zmiana tego stanu i odbiurokratyzowanie procesów sprawozdawczych. Należy pamiętać, iż XBRL to tylko część składowa wykorzystana w projekcie. To tylko jeden z wykorzystywanych standardów. SBR to nie XBRL, lecz coś więcej. Z drugiej strony to dzięki stworzonej w ramach tego standardu taksonomii, możliwa jest redukcja obciążenia administracyjnego.  Jego zastosowanie pozwala wykorzystać te same dane pomiędzy różnymi agencjami.

Na przykładzie Australii, gdzie w projekcie wzięło udział 12 instytucji publicznych okazało się, że stworzenie jednej taksonomii pozwoli na znaczne zmniejszenie ilości raportowanych pozycji. To zmniejszenie spowodowane jest głównie  występowaniem tych samych pozycji w różnych raportach pod tymi samymi lub zróżnicowanymi nazwami. Przykładem jest pojęcie Australian Business Number istniejące w 8 raportach pod 8 różnymi nazwami, a oznaczające to samo.  Dzięki zastosowaniu jednego raportu uzyskano redukcję ilości pozycji o 71%. Pokazuje to jak prosty zabieg uproszenia procesu raportowania na linii przedsiębiorstwa-instytucje oraz pomiędzy instytucjami daje wymierne efekty.

Uczestnicy projektu

Udziałem w projekcie SBR zainteresowane są cztery grupy społeczne:

- przedsiębiorcy- ze względu na chęć minimalizacji kosztów związanych z przygotowywaniem i przesyłaniem sprawozdań;

- księgowi- ze względu na podniesienie efektywności sprawozdań oraz skrócenia czasu jaki poświęcają jego przygotowaniu;

- producenci oprogramowań IT- szansa na powstanie nowego rynku zbytu tworzonych przez nich produktów;

- politycy- ze względu na stworzenie nowego rozwiązania upraszczającego funkcjonowanie przedsiębiorstw oraz podnoszącego jakość informacji otrzymywanych przez instytucje publiczne;

W Holandii udział wzięły 3 instytucje, 1,5 miliona przedsiębiorstw, 30 000 księgowych oraz 180 firm informatycznych. Bardzo ważne jest, aby w projekcie uczestniczyli przedstawiciele wszystkich grup, których projekt będzie w przyszłości dotyczył. Dzięki temu uda się uniknąć późniejszych nieporozumień, czy tez niedostosowania do potrzeb. Ponadto niezbędne przede wszystkim jest uczestnictwo księgowych oraz twórców oprogramowania IT. To oni będą przede wszystkim później obcować z projektem, dlatego ich poglądy nabierają szczególnego znaczenia.

Implementacja i nie tylko

Rozważając wdrożenie projektu SBR należy pamiętać o jego złożoności. Z tego powodu należy zadbać o to, aby odbiorcy otrzymali produkt jak najbardziej przejrzysty, łatwy do opanowania. Dlatego ważne jest, aby zastosowany w nim standard XBRL był jak najmniej widoczny dla użytkownika, a przy tym jego zalety były w pełni wykorzystywane..

O projekcie SBR należy myśleć dwutorowo. Z jednej strony mamy implementację projektu, potrzebę stworzenia go jak najbardziej efektywnym. Z drugiej strony trzeba także myśleć o utrzymywaniu SBR na przestrzeni lat – w zmieniającym się otoczeniu prawnym. Należy wspierać go poprzez dostarczanie nowych produktów informatycznych, rozwijanie jego zastosowania, dostosowywanie go do zmieniającej się rzeczywistości, a przy tym także utrzymywanie jego prostoty i praktyczności. Bardzo ważne jest przy tym, aby wszelkie zmiany były przemyślane i konsultowane z obszernym gronem specjalistów, gdyż brak kontroli nad nimi może spowodować załamanie się projektu.

Więcej informacji:

Inicjatywa SBR w Polsce

http://www.sbr.gov.au – Projekt SBR w Australii

http://www.sbr-nl.nl/  Projekt SBR w Holandii

http://www.xbrl-pl.org/wiadomoci/na-wiecie/273-nowa-zelandia-instytucje-publiczne-chca-standaryzacji-raportowania-.html - Projekt SBR w Nowej Zalandii

http://www.xbrl.org/Video/Paris2009/SBR.htm  Prezentacja projektu SBR na konferencji XBRL International w Paryżu