W świecie, w którym inwestorzy i akcjonariusze spodziewają się 100% wiarygodności firm, menedżerowie nieustannie szukają sposobów na promowanie przejrzystości w swoich sprawozdaniach finansowych. XBRL został ostatnio autoryzowany i wprowadzony przez Amerykańską Komisję Papierów Wartościowych i Giełd SEC (US Securities and Exchange Commission). Fakt ten znacząco zmienił świat sprawozdawczości finansowej. Aberdeen Group zbadał praktyki rachunkowości przedsiębiorstw w celu zrozumienia ich głównych motywów podjęcia się inicjatywy XBRL, a także procesów i technologii odpowiadających za kontrolę poprawności systemów finansowych i audytu, którymi  dysponują.

XBRL, który oparty jest na języku XML (Extensible Markup Language), pozwala na oznaczanie danej zawartości do ponownego użycia, zapewniając w ten sposób każdej pozycji w sprawozdaniu finansowym (rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych, bilans i zestawienie kapitału własnego właściciela) unikalny identyfikator, podobny do kodów kreskowych umieszczonych na produktach w sklepie. Raz oznaczone pozycje z któregokolwiek sprawozdania, mogą być odzyskiwane i zestawiane w zależności od potrzeby. XBRL wymaga wprowadzenia danych wejścia tylko w miejscu ich powstawania, natomiast wszelkie zachodzące zmiany w danym punkcie powstawania są przenoszone do każdego dokumentu, w którym się pojawiają. Wiele nowych rozwiązań technologicznych XBRL posiada teraz również dodatkowe możliwości, które wykrywają i informują użytkownika o błędnym zapisie, ułatwiając tym samym funkcje kontrolne.

W poprzednim badaniu w zakresie planowania finansowego i budżetowania, przeprowadzonego w lutym 2011 roku przez Aberdeen Group, 54% respondentów podało niestabilność rynku, jako najważniejszy czynnik motywujący do ulepszenia zarządzania finansami. Zmienność rynku stworzyła potrzebę dla firm do poszukiwania sprawnych rozwiązań, które dostosowują się do stale zmieniającego się społeczno-ekonomicznego środowiska. Firmy potrzebują większej dokładności danych finansowych do lepszej oceny ich potrzeb w zakresie planowania i prognozowania. Mandat SEC dla XBRL, jako środka zapisywania informacji dotyczących rachunkowości, ma na celu promowanie szeroko pojętej przejrzystości w całym procesie tworzenia i przekazywania dokładnych danych finansowych.

Przyspieszenie procesu zbierania danych pozwala na duże oszczędności w zakresie zasobów ludzkich, ponieważ dane osoby mogą zostać skierowane do bardziej analitycznych zagadnień; jednocześnie, przejrzystość informacji ułatwia procesy kontroli i zapewnia poprawność. Podczas gdy niestabilność rynku była impulsem dla firm do poszukiwania zautomatyzowanych rozwiązań finansowych, to właśnie regulacje wyznaczone przez SEC stały się dominującym motorem do przyjęcia technologii XBRL.

Według raportu Aberdeen Group z kwietnia 2011, na temat doskonalenia biznesu poprzez stosowanie XBRL, 55% wszystkich respondentów wskazała mandat SEC’u, jako główny czynnik motywujący. Z powodu tego mandatu, wszyscy respondenci stosujący GAAP i zagraniczni emitenci stosujący MSSF, muszą rozpocząć proces przyjęcia taksonomii XBRL,  do dnia 1 lipca 2011 roku. Niezastosowanie  powyższego nakazu może doprowadzić do przeprowadzenia audytu przez SEC lub kar pieniężnych.

Aby operować w nowych uwarunkowaniach, w tym bycie pod presją utrzymania płynności finansowej i wiarygodności , korporacje aktywnie poszukują środków obniżających koszty. Potrzeba obniżenia kosztów operacyjnych została wymieniona jako kolejny, kluczowy czynnik dla 25 % respondentów. Jako, że firmy doświadczają nowych wyzwań działając na ograniczonym rynku kredytów i  w wysoce konkurencyjnym środowisku, wiele z nich szuka oszczędności w obszarach sprawozdawczości finansowej, co z kolei  prowadzi  do poszukiwania przez firmy sprawnych i zautomatyzowanych procesów sporządzania sprawozdań finansowych. Dodatkowo, firmy szukają sposobów na ograniczenie kosztów ogólnych, w szczególności tych dotyczących robocizny oraz badają możliwości zwiększenia produktywności pracowników, przy jednoczesnym zmniejszaniu zadań związanych z działaniami korygującymi. Stąd też poświęcanie personelu i czasu, aby rozwiązać problemy dotyczące zgłaszania błędów jest sprzeczne z intuicją organizacji mających nadzieję na zwiększenie produktywności oraz stanowi bodziec dla organizacji do zautomatyzowania rutyn finansowych i praktyk rachunkowości. W rzeczywistości, 30% respondentów wymieniło korporacyjne zarządzenie mające na celu wzrost finansowych produktywności pracowniczych, jako podstawowy czynnik motywujący do zgłębiania rozwiązań technologicznych opartych na XBRL.

Przyjęcie technologii XBRL, stawia jednakże pewne wyzwania przed firmami. 44% firm zaznaczyło brak umiejętności i zaawansowanych funkcji w istniejącej infrastrukturze, jako główną przeszkodę przyjęcia rozwiązań technologicznych XBRL. Mimo że przedsiębiorstwa rozumieją znaczenieinwestowania w rozwiązania technologiczne, nie są one w stanie przeznaczyć wystarczającej ilości środków na podjęcie nowych inicjatyw, takich jak XBRL, co wymaga jednak pewnego wysiłku. Wiele firm nadal próbuje uzyskać stabilny punkt oparcia po ostatnim spowolnieniu gospodarczym i raczej woli bardziej eksploatować obecne możliwości  na spełnianie dodatkowych potrzeb, niż wdrażać nowe aplikacje, wymagające zarówno kapitałowych jak i ludzkich inwestycji.

Dostawcy XBRL powinni dążyć do zapewnienia takich rozwiązań, które da się zintegrować z istniejącymi platformami tak, aby obecne finansowe i księgowe aplikacje nie stały się całkowicie przestarzałe. Pozwoli to również na zachowanie użytkownikowi końcowemu pewnego poczucia podobieństwa i znajomości rzeczy, co jest szczególnie istotne dla organizacji, w których pracownicy lub kierownictwo niechętnie przystają na zmiany.

W podobny sposób, 28% respondentów również zaznaczyło ograniczenia budżetowe, które uniemożliwiają im zapewnienie właściwego zaangażowania odpowiedniej liczby  pracowników i rozwiązań wspierających inicjatywy XBRL. Dlatego też do przyjęcia taksonomii XBRL przez Amerykanów i potencjalnie przez rynek globalny, niezbędne są rozwiązania i usługi, które będą oferować kompleksowe i niedrogie rozwiązania, które mogą ułatwić przejście do taksonomii XBRL. Oczywiście, te przekładają się na wyzwania dla dostawców tych rozwiązań. Pomimo ich starań nad opracowaniem wyjątkowego rozwiązania, ma ono jednak niewiele lub żadnych podobieństw do innych aplikacji, a jest oparte na XML,  język często  okryty tajemnicą. Większość dostawców rozwiązań są zatem bardziej podatni do oferowania rozwiązań droższych, co może pogłębić istniejące problemy z budżetem. Jako że jest coraz więcej dostępnych ofert XBRL, dostawcy będą bardziej skłonni oferować dodatkowe aplikacje po niższej cenie, jak to często bywa z produktami w fazie dojrzałości cyklu rozwoju .

Aby ułatwić wprowadzenie XBRL, ważne jest, aby końcowi użytkownicy byli świadomi wartości danej oferty. Szeroka Edukacja  jest kluczowym i niezbędnym warunkiem zwiększenia tempa wprowadzania tego produktu. Dla pomyślnego przejścia na XBRL, kierownictwo powinno dysponować  specjalistyczną wiedzą w postaci ekspertyz z działów rachunkowości, finansów czy IT. Podczas gdy taksonomia jest dostarczana przez dział księgowości, skuteczny proces oznaczania (tagowanie) opiera się na wiedzy i ekspertyzie działu IT. W zasadzie, 70% wiodących firm częściej angażują pracowników z IT i z księgowości dla zapewnienia zgodności z wymogami regulacyjnymi.

Podsumowując, firmy nie powinny postrzegać produktu XBRL lub jakiegokolwiek innego narzędzia z zakresu rachunkowości, jako panaceum na wszystkie problemy związane z niezgodnościami audytów, nieprzestrzeganiem regulacji itp. Inicjatywy odnoszące się do zarządzania, zarządzania ryzykiem, finansami, są bardzo skomplikowane i wymagają uzupełniających systemów dla objęcia wszystkich aspektów w tym obszarze. Wiodące firmy rozumieją, że ich ogólny system raportowania jest tak skuteczny jak jego najsłabsze ogniwo i aby zreformować ich procesy księgowe, możliwe, że będą musiały zainwestować w inne rozwiązania. W konsekwencji, firmy te nie tylko inwestują więcej w rozwiązania XBRL (20% w porównaniu do 6% u pozostałych firm)lecz także planują inwestycje w inne, uzupełniające systemy dla potrzeb księgowych, takie jak wspólny fundusz zgłoszeń (7%), system obsługujący prowadzenie ksiąg rachunkowych general ledger (6%), system raportów finansowych oparty na ERP (20%), planowanie finansowe, budżetowanie i prognozowanie rozwiązań (27%) systemy księgowe (27%) w ciągu najbliższych 12 miesięcy. Wiodące firmy reprezentują holistyczny pogląd, że wszelkie usprawnienia działają lepiej jako całość. Niektóre korzyści mogą zostać utracone, jeśli tylko część procesu jest technologicznie zrewolucjonizowana, podczas gdy reszta systemu działa na przestarzałych platformach.

W związku z mandatem SEC, XBRL zapewnia firmom wyjątkową okazję, aby zbudować wspólną globalną platformę. Pozwoli to dojść do głosu tym firmom, które zawsze przestrzegały regulacji, były transparentne i dokładnie rejestrowały swoje transakcje finansowe. Dyrektorzy firm rozumieją, że poprawne zarządzanie firmą nie jest funkcją polegającą na wydawaniu poleceń i prowadzenia niespodziewanych audytów, ale raczej polega na terminowym i dokładnym śledzeniu wszystkich transakcji finansowych. Automatyzacja systemu raportów finansowych, pozwala na pełną kontrolę tego procesu  i ograniczenie błędów w wiodących firmach, pod czujnym okiem SEC.

Opracowano na podstawie: ”XBRL keeps firms within. The SEC guidelines.” Ankita Tyagi, Aberdeen Group, IBR, Maj 2011, s.9-12.