Rok 2011 to pierwszy rok, w którym w USA wszystkie spółki publiczne są zobligowane do przesyłania swoich sprawozdań finansowych do SEC (amerykańskiego nadzorcy nad rynkiem kapitałowym) w standardzie XBRL. Oznacza to, że około 8700 przedsiębiorstw będzie musiało sporządzić sprawozdanie w formie elektronicznej. Nie dziwi więc wzmożone zainteresowanie ze strony spółek standardem XBRL.

W jaki sposób stworzyć sprawozdanie, jakie są koszty z tym związane? To niektóre z licznych pytań zadawanych przez przedstawicieli księgowości spółek publicznych. Poniższy artykuł po części odpowiada na to pytanie.

Jak wynika z obliczeń wykonanych przez US SEC, koszty poniesione przez spółki w związku z przejściem na elektroniczne raportowanie XBRL będą średnio wahać się od 40 000 do 80 000 USD. Tak duża rozbieżność wynikać będzie m.in. ze sposobu realizacji obowiązku.

Niepokojące są jednak dane dotyczące ilość spółek, które nie zamierzają stworzyć raportu w XBRL-u. Jak wynika z przeprowadzonych w maju 2010 roku badań (Grant Thornton CFO survey), prawie połowa publicznych spółek odpowiedziała, że nie ma w planie raportować w formacie XBRL. Podobny procent negatywnych odpowiedzi uzyskano w listopadzie. Czy to oznacza, że spółki zamierzają zignorować obowiązek narzucony przez US SEC? Raczej nie, a taki odsetek wynika z niezrozumienia, czym jest XBRL lub niezapoznania się z przyszłymi zmianami procesu raportowania. Jest to o tyle istotny problem, iż im bliżej do terminu rozpoczęcia raportowania w XBRL tym większe mogą być koszty przystosowania się do tej formy sprawozdawczości.

W celu jak najlepszego dostosowania się do sprawozdawczości XBRL należy wybrać taką formę przygotowania elektronicznego sprawozdania, jaka będzie najwygodniejsza dla konkretnej spółki. Możliwości jest wiele. Wśród najpopularniejszych należy wymienić 4 podstawowe opcje.

- Stworzenie sprawozdania XBRL za pomocą posiadanego oprogramowania

- Skorzystanie z usług firmy zewnętrznej

- Zakup specjalnego oprogramowania do XBRL

- Stworzenie własnego oprogramowania

1. Stworzenia sprawozdania XBRL za pomocą posiadanego oprogramowania

Najlepszym wyjściem jest rozbudowa funkcjonalności posiadanego oprogramowania finansowo-księgowego o możliwość sporządzenia sprawozdania XBRL. W takim przypadku stworzenie raportu sprowadza się do paru kliknięć. Co więcej, możliwa staje się także pełna standaryzacja wymiany informacji w przedsiębiorstwie poprzez integrację (przy wykorzystaniu XBRL) raportowania wewnętrznego i zewnętrznego.

Warunkiem skorzystanie z takiej opcji jest wcześniejsze posiadanie odpowiedniego oprogramowania. W przeciwnym razie niezbędny jest zakup, co wiąże się z kosztami.

2. Skorzystanie z usług firmy zewnętrznej

Wszystkie największe firmy audytorskie oferują usługę sporządzenia sprawozdania finansowego w formacie XBRL. Gdy skorzysta się z ich usług nie potrzebny jest zakup nowego lub dostosowanie posiadanego oprogramowania. Jednak korzystanie z zewnętrznych usług wiąże się z kosztami. US SEC wyestymowała, iż wyniosą one 40 000 – 80 000 USD. Dlatego też ta opcja wydaje się dostępna jedynie dla największych spółek, które już teraz korzystają z usług firm zewnętrznych przy sporządzaniu sprawozdań finansowych.

3. Zakup specjalnego oprogramowania do XBRL

Rozwój standard XBRL zaowocował powstaniem grupy przedsiębiorstw informatycznych oferujących oprogramowania XBRL. Aktualnie istnieje na rynku dość liczna grupa aplikacji. Niektóre z nich są bardzo efektywne, ale przy tym skomplikowane. Inne, oferujące mniej funkcjonalności, lecz są prostsze w obsłudze.

Skorzystanie z takiego oprogramowania wiąże się nie tylko z kosztem jego zakupu (kilka tysięcy dolarów), ale także z kosztem wyszkolenia pracowników zajmujących się jego obsługą (szkolenie trwające 20-40 godzin). Zaś korzyść to posiadanie oprogramowania, które pozwoli nam stworzyć sprawozdanie we własnym zakresie.

4. Stworzenie własnego oprogramowania

Jest także możliwość stworzenia własnego oprogramowania XBRL. Na rynku istnieją firmy informatyczne, które oferują usługi konsultingowe przy budowie takiego rozwiązania. Wiąże się to z kosztami związanymi z usługą budowy oraz wyszkolenia pracowników.

Jednak należy pamiętać, iż decydując się na takie rozwiązanie niezbędne jest posiadanie wiedzy eksperckiej z zakresu XBRL, która przyda się przy tworzeniu sprawozdań.  Z drugiej strony budowa oprogramowania idealnie dostosowanego do działalności firmy w najlepszy sposób będzie odpowiadać stawianym wymaganiom.