Wraz z przejściem na elektroniczne raportowanie za pomocą XBRL przedsiębiorstwa nie mogą zapomnieć, iż wciąż ciąży na nich odpowiedzialność poprawności danych. Z tego powodu powinni oni w dalszym ciągu kontrolować, co jest deklarowane w sprawozdaniach. Nawet, gdy tworzenie sprawozdań finansowych jest zlecone firmie zewnętrznej.

Około 470 amerykańskich przedsiębiorstw już korzysta z elektronicznego raportowania za pomocą standardu XBRL (eXtensible Business Reporting Language), które zastosowanie usprawnia przesyłanie danych finansowych do inwestorów, instytucji publicznych i innych odbiorców. Są oni objęci obowiązkiem elektronicznego raportowania, narzuconym przez SEC, za okresy od 15 czerwca 2009. Jak to należało się spodziewać, wraz z pojawianiem się pierwszych raportów w nowym standardzie pojawiły się także drobne problemy.

Podczas ostatniej konferencji XBRL w USA przedstawiciele XBRL US zakomunikowali, iż w najbliższym czasie zamierzają opublikować dokument zawierający 3000 wskazówek dla przedsiębiorców, które mogą się okazać pomocne przy zapobiegnięciu popełnienia prostych, powszechnych błędów, takich jak nieodpowiednie dobranie pozycji w sprawozdaniu do danej informacji finansowej, popełnianych przy tworzeniu sprawozdania w XBRL. Zakłada się, że ten dokument pozwoli na zwiększenie spójności sprawozdań i jeszcze bardziej zwiększy ich jakość.

Jednak pojawiające się problemy w dużym stopniu są wynikiem braku komunikacji pomiędzy wszystkimi grupami ludzi zaangażowanymi w generowanie sprawozdania finansowego. Wiele przedsiębiorstw zdecydowało się na powierzenie zadania stworzenia raportu XBRL, przynajmniej na czas przygotowania pierwszych raportów, firmie zewnętrznej. Jest to dość wygodne i słuszne podejście. Dzięki niemu można w szybki sposób zdobyć wiedzę i doświadczenie niezbędne do tworzenia raportów w przyszłości. Jednak korzystając z takiego rozwiązania należy pamiętać o tym, aby być w ciągłym kontakcie z zewnętrzną firmą i dokładnie dokumentować sam proces generowania raportu. Bardzo często popełniany jest błąd zupełnego brak współuczestniczenia w tworzeniu sprawozdania przedstawicieli przedsiębiorstwa.

Problem pojawia się również, gdy raport opracowywany jest także wewnątrz firmy. Następuje tam podział na grupę zajmującą się stworzeniem sprawozdania i grupę ją zatwierdzającą. Brak komunikacji pomiędzy nimi może powodować późniejsze nieporozumienia lub też spowolnić proces wygenerowania ostatecznej, zatwierdzonej, wersji sprawozdania.

Biorąc pod uwagę powyższe kwestie przedsiębiorstwa muszą skoncentrować się na dokumentacji procesu tworzenia sprawozdania. Tylko wtedy będą mogli oni w pełni automatycznie i efektywnie go przeprowadzić. Dobrym pomysłem jest stworzenie wypunktowanych wytycznych sugerujących co należy uczynić oraz w jakiej kolejności.

Przygotowanie sprawozdania finansowego

„Zazwyczaj przedsiębiorstwa poświęcają od 30 do 50 godzin na sporządzenie pierwszego rocznego raportu finansowego w formacie XBRL, przy czym około 10% potrzebuje poniżej 10 godzin, zaś 10% poświęca 80 lub więcej”- podaje Paul Plener, Ernst & Young. Proces ten wydłuży się do 200-250 godzin, gdy na przedsiębiorstwa zostanie nałożony wymóg raportowania not objaśniających- dodaje.

Eksperci są zgodni. W procesie raportowania najważniejszy jest plan. Tworząc go jesteś świadomy ról jakie odgrywają w procesie poszczególne osoby. Zdajesz sobie także sprawę jakim zmianom ciągle poddaje się sam proces.

„Nawet gdy przedsiębiorstwa zdecydują się na ciągły outsourcing istotne jest, aby określić jaki jest zakres odpowiedzialności firmy zewnętrznej i samego przedsiębiorstwa”- powiedział Eric E. Cohen, PwC. „Należy także pamiętać, aby wiedzieć jak dokładnie postępuje firma zewnętrzna”- dodaje.

Niezbędne jest też, nie zależnie czy sprawozdanie będzie sporządzane na zewnątrz czy wewnątrz firmy, zaplanowanie okresu wdrażania procesu raportowania XBRL. Dzięki temu przedsiębiorstwo będzie w stanie lepiej przygotować się do nowej rzeczywistości oraz zda sobie sprawę co musi zostać poprawione.

Przedsiębiorstwa nie mogą myśleć o raportowaniu w standardzie XBRL jak o czymś co będzie czymś zupełnie innym niż dotychczasowe działania. Im bardziej zaznajomią się ze sposobem funkcjonowania elektronicznego raportowania, tym szybciej spostrzegą, iż jest to coś podobnego do tego co robią teraz. Przecież reguły pozostają te same. Jest to na tyle ważne, iż aby uzyskać maksimum korzyści z zastosowania XBRL potrzebna jest świadomość twórców raportów tego co robią.

Na podstawie artykułu Alexandra Defelice „Panelists Advise Companies to Take Responsibility for XBRL Tagging—Even When Outsourcing” opublikowanego 19 listopada 2009 roku.